バージョンアップのメリット・デメリット

私たちユーザも、そのうたい文句に釣られ、何気なくバージョンアップをすることが多いはずです。そうして、新しいソフトを手にすることで、今までになかった機能を使うことができたり、従来バージョンでの不具合が修正されていたりと、メリットを享受できるようになります。ほしかった機能が追加されていると、とてもうれしくなります。

しかし、メリットばかりではありません。
第一にバージョンアップのために、お金がかかります。
第二に、機能やインターフェースが変わるので、それらを修得しなければなりません。
第三にソフトの管理がバカになりません。最近のインストールソフトはなかなか優れもので、インストールの途中で旧バージョンがハードディスクになければ、元のCD-ROMを入れろとか、シリアル番号を入力しろと命令されます。以前のバージョンを、すぐに手元に出せるという整理整頓の行き届いたオフィスはどれくらいあるでしょうか。

Office2000にして困ったこと

が、取引先企業の多くはそうではありません。Microsoft Officeに関しては、ほとんでのところが97バージョンのままです。大手ほどコストがかかるので、その傾向は顕著です。

この頃、一番困ったのは、Office97とOffice2000では、ファイルの互換性に問題のあることでした。

私の仕事の大きなものに、セミナー教材(主にテキスト)の開発があります。最近はコスト削減の意味からも本格的なDTPで作成することが減り、規定のワープロソフトできちんとレイアウトしたものを納品し、それを簡易印刷・製本してテキストにする、というところが多いのです。

Office97のファイルでもらったテンプレートをOffice2000で開き、それに沿って作成したファイルを97形式で保管し、納品しました。
が、なぜかレイアウトがずれるのです。取引先からの連絡で気づきました。97形式で保管さえすればよい、という単純なものではないようです。結局、取引先の方が手作業でこのずれを直す羽目となりました。

その後、また別の取引先からの依頼により、同じくOffice97形式でのファイル納品をお願いされました。
前回の苦い経験をその担当者に話したところ、やはり、同じ経験があり困ったそうで、「最初から最後までOffice97で作業」しなければならない、という結論に達しました。

もはや当社はすでに全マシンともOffice2000になっています。そのためにマシンを1台空け、この仕事専用にOffice97を入れることにしたのです。
マイクロソフトは97との互換性の確保を強調しているのですが・・・。

それにしてもトホホなことです。

困っているのは私だけじゃない

確かに、パソコンを買う時に高いお金を出したのに、買った後までもバージョンアップに次ぐバージョンアップで、こんな金食い虫のパソコンは買わなきゃ良かった、なんていうのでは困ります。

そして私はこう回答しました。「バージョンアップの必要なもの、不要なものを切り分けて考えれば、決してキリのないものではないし、全社一斉のバージョンアップを考えた場合、大企業より小企業の方が小回りが利く分、メリットは多いですよ。」と。

2回にわたり、Microsoft Officeという企業で最も普及しているであろうソフトを題材に、バージョンアップについての経験や体験をまとめていましたが、皆様のオフィスでは、ソフトのバージョンアップ、どうされていますか？