第2回　グループ活動は無料インターネットサービスで

従来、コンピュータを使って行うものと言えば、会計、給与計算や販売・仕入れ管理が主でした。これらを「基幹業務」と呼ぶこともありますが、ここ数年注目されているのは、基幹業務ではなくコミュニケーション系です。コンピュータを使って、メッセージを交換したり、ファイル等を共有することで、グループ活動をもっと効率的しようというものです。 　

そのことを「グループウェア」といいます。グループウェアを実現するソフトとしては、以前からロータス社の「ノーツ(Lotus Notes)」が有名ですが、中小企業が導入するには技術的にも価格的(数十万円程度)にも困難でした。 　

2〜3年前からは、グループウェアをWWWブラウザを利用して行う「イントラネット」が台頭してきました。イントラネットは、インターネットの技術をそのまま組織内のネットワークで利用することですが、ユーザはブラウザさえ操作できれば使える、という簡便さからどんどん普及が進んでいます。 　

今ではサイボウズ社など、数多くのソフト会社がイントラネット用ソフトを開発・販売し、価格も数万円からと、手が届きやすくなってきました。 　

それでも、グループウェアやイントラネットを使うには、社内のコンピュータがネットワーク化されていること、1人1台環境に近くなくてはならないこと等から、どんなものか使ってみたくとも、なかなかそこまでは一気にはばたけないのが現状でしょう。

●インターネットできるなら使いたい無料サービス

しかし、もっと手軽にトライできる環境が整ってきました。皆さんの多くも、すでにインターネットを始めていることでしょうが、このインターネット上の無料サービスを利用するのです。 　以前から無料のメール転送サービスやホームページのスペースレンタルがありましたが、最近はそれらを一歩進め、メーリングリストや掲示板、スケジュール帳といった本格的なネットワーク・コミュニケーションのできるサービスが続々と登場しています。

社内にサーバを構築する必要もなく、契約したプロバイダの別途有料サービスを使うわけでもないので、初期投資ゼロで始められます。社内の有志、ビジネス上のグループ、趣味の同志で、気軽に声をかけあって、まずは使ってみませんか。

●「イントラネッツ」を使ってみよう

それでは早速、無料複合サービスの一つ「イントラネッツ」を試してみましょう。

(1)サイト作成

まずは、イントラネッツにアクセス(表2参照)し、「無料イントラネットの登録」で自分の使いたいサイト名を入力し、登録ボタンを押します(図1)。

すると、サイトを作成するためのログイン名やパスワード等、各種情報の設定画面になります(図2)。各項目を入力していくと、サイトのできあがりです。ここまで普通にキーボードが叩ける人なら数分〜10分でできます。

(2)専用サイトにログイン 　

さあ、いよいよログインです。設定したログイン名、パスワードを入れ、ボタンを押します(図3)。 　

すると、専用のイントラネット画面が出てきます(図4)。まだ、できたてほやほやなので、参加メンバーなどはこれから登録していかなければなりません。それでも、「ニュース」や「株価検索」はすぐに見ることができる(図5)ので、通信料金が気にならなければ、これだけでも便利です。

図3 専用サイトへのログイン	図4 できたてほやほやの専用サイト
図5 ニュース等はすぐに見られるので便利

(3)メンバー参加の呼びかけ 　

次はメンバーを誘うため、専用フォームで案内状を作成します。メンバーにしたい人のメールアドレスとと簡単なメッセージを入力してボタンを押すと、自動的にメールが配信されます(図6)。 　

あとは、その人がメールの指示通り、ログインしてくれるのを待ちましょう。ログインが完了すると、自動的にメンバーリストに登録されます。

(4)各種サービスを使おう 　

イントラネッツには、いわゆるイントラネットで利用される多くのサービスが提供されています。 　

例えば、懇親会を開くとしましょう。まずは案内を「メンバー全員」宛メールで送信できます。掲示板である「グループアナウンス」に掲載してもいいでしょう。同時にスケジューラである「グループカレンダー」に懇親会を入れます。集合場所の地図は、共有フォルダである「グループドキュメント」に画像ファイルとして置きましょう。懇親会のショットをデジカメで撮り、それも載せれば、各自が見たり自分のパソコンに保存したりでき、楽しさ倍増です(図7,8)。

もちろん、有効活用するには、メンバーの積極的な参加、つまり、情報の登録が必要です。社外の同好会などで使ってみれば、便利さが理解できると共に、ビジネスにどう活用すればよいかのヒントも湧いてくるでしょう。 　

無料ゆえのユーザ登録の煩わしさ、機能制限もありますが、それにも増して得るものは大きいはずです。ここで手応えをつかんでから、自社に本格導入しても決して遅くはありません。

この季節、やれお祝いだ、転勤だと手紙を書く機会がぐっと増えます。しかし、文章を書くのは苦手という人も多いはず。 　

そこで登場するのが、このサイトです。ビジネス、個人、スピーチまで1000を超える一般的な手紙の雛形が用意されています。使い方はとても簡単で、ジャンル選択→必要項目の穴埋め→できあがり、という3ステップです。無料のユーザ登録をすれば、あなたの住所や名前まできちんと表示してくれます。 　

できあがった文章をワープロソフトにコピーするもよし、手書きにして風情を出すのもよし。 　

一度使うと、その便利さに感激するサイトです。

�@ 大ジャンル選択	�A 詳細ジャンル選択
�B　必要事項を穴埋め	�C　出来上がり(自動生成された文章)

ワンポイント用語
　　　 ドラッグ・アンド・ドロップ (Drag and Drop)

コンピュータ研修の講師をしていると、操作でつまづいている人をよく見かけます。操作の意味がわからないか、わかってもうまく操作できないかのどちらかです。そこで今回は、これだけは知っておきたいマウス操作用語について解説します。全部できたらマウス操作は完璧です。

●クリック

マウスのボタンを1回押すことです。マウスにボタンが2つ以上ある場合は、一般的に左側のボタンを押します。右側のボタンを操作する場合は、一般的に「右クリック」と言われています。

「コントロールパネル」の「マウス」で速度を調整。右下の「テスト」内でダブルクリックを試し、成功するとびっくり箱が開く(Windowsの場合))

●ダブルクリック

マウスのボタンを「カチカチッ」と2回続けて押すことです。マウスにボタンが2つ以上ある場合は、必ず左側のボタンになります。2回の間隔が長いと、ダブルクリックになりません。

●ドラッグ・アンド・ドロップ

ボタンを押したままマウスを移動するのが「ドラッグ」で引きずるという意味です。ドラッグ後、ボタンを離すのが「ドロップ」で、ほとんどの場合、これらは「カチッ、スゥ、パッ」という感じの一連の動作として行われます。

左上から右下へアイコンをドラッグ中

ご用達!! CD-ROM
　　　 パソコンも人間に近づいた？　語りかければ動いてくれ
　　　 ドラゴンスピーチ・セレクトVer.3.6

対応	Windows専用
発売元	ドラゴンシステムズ
標準価格	18,000円（税別）
お問い合わせ	電話03-5645-7602 http://www.dragonsys.co.jp/

初めて動かすときは、自分の声質の辞書を作るために、基本トレーニングをします。表示された文章を普段の声で読み上げます。 ｢ディクテーション｣と発声したのですが、"陸計算"と変換されてしまいました。 修正するときは、｢せんたく　りくけいさん｣と声を出せば、"陸計算"の部分が反転表示されます。もう一度声で入力しても、キーボードで入力してもOKです。修正を繰り返し、使い込むほどドラゴンスピーチの学習は進み、誤認識は減ります。

最近「音声認識」という技術をよく聞くようになりました。マイクに向かって話しかけると、その声をパソコンが理解して動いてくれるというものです。まるでSF映画のようなことが、今では音声入力用のソフトを利用することで、だれでもすぐにできるようになります。価格的にも、マイクなどの付属品を加え、1〜2万円とお求めやすくなっています。音声認識は、キーボードやマウスの操作が苦手という人や、長時間キーボードを使うことで肩こりや腱鞘炎に悩む人の強い味方なのです。

今回は、世界中で90以上の賞を獲得した、高い音声認識率を誇る「ドラゴンスピーチ」を紹介しましょう。

発声した内容を仮名漢字混じりの日本語文章に変換するのはもちろん、｢うわがきほぞん｣｢ダブルクリック｣、｢みぎクリック｣といった、マウス操作も声で指示できます。マウスに比べ、音声による命令は、まだ多少の制限はありますが、Windowsで使えるほとんどのソフトに対応しているので、慣れてくるとキーボードやマウスの出番はほとんどなくなります。 　
それに、声質やボキャブラリなどを個人単位で扱えるので、1台のパソコンを複数人で切り替えて使うことができます。 　
さらに使いやすくなったバージョンアップ版「ドラゴンスピーチセレクトVer.4.05」がいよいよ4月21日に発売されます。 　
この他に音声入力ソフトの有名所としては、「ViaVoiceシリーズ」(IBM)や「SmartVoiceシリーズ」(NEC)があります。 　

自分の声にうまく反応してくれるようになるまで、つまりパソコンをてなづけるまでに少しの辛抱が必要ですが、新しい製品が出るたびに、その時間もどんどん短縮されてきました。